Zoeken
  • DRG Administraties

10 tips voor een betere administratie en een goed begin van 2022!

Bijgewerkt op: 30 nov. 2021


Iedere ondernemer moet verplicht een administratie bijhouden. Dit is vaak niet waar de kracht van de ondernemer ligt. De meeste ondernemers willen graag met hun passie bezig zijn, namelijk ondernemen. Met deze 10 tips helpen wij je op weg voor een betere administratie en wat is nou beter dan dat je er gelijk in het nieuwe boekjaar, 2022, mee kan beginnen.


1. Plan een vast moment in de week voor je administratie

Je hebt waarschijnlijk een drukke agenda en besteed de meeste tijd liever aan je passie, ondernemen. Niets is zo vervelend dan net voor bepaalde deadlines constateren dat je administratie nog niet bijgewerkt is. Denk bijvoorbeeld aan je deadline voor de aangifte omzetbelasting, aangifte inkomstenbelasting, salarisverplichtingen aan je personeel en het deponeren van jouw jaarrekening.


Probeer te voorkomen dat je net voor de deadline je gehele administratie nog bij moet werken. Plan in plaats daarvan wekelijks een vaste avond of dag om jouw administratie bij te werken.


2. Zorg voor een goed overzicht

De meeste facturen, bonnen en andere belangrijke documenten worden tegenwoordig digitaal aangeleverd. Krijg je toch nog documenten op papier? Scan de papieren dan in of maak er een foto van en bewaar ze in jouw digitale archief. Maak op de computer per kalenderjaar bijvoorbeeld mappen voor belastingzaken, inkoopfacturen, verkoopfacturen en rekeningafschriften. Tegenwoordig zijn er ook veel boekhoudpakketten die jou het bijhouden van jouw administratie gemakkelijk maken. Denk bijvoorbeeld aan een app op je telefoon waarmee je een foto van je inkoopfactuur maakt en deze factuur automatisch in jouw administratie verwerkt wordt. Zo werken wij met software die dit allemaal voor jou mogelijk maakt.


Vind je het toch fijner om jouw archief op papier te bewaren, ook daar is niks mis mee! Maak per kalenderjaar een ordner met diverse tabs voor bijvoorbeeld inkoopfacturen, verkoopfacturen, belastingzaken en rekeningafschriften.


3. Vraag je leveranciers om digitale facturen en verstuur zelf je facturen zoveel mogelijk digitaal

Het digitaal versturen van facturen scheelt jou en jouw leveranciers niet alleen portokosten en tijd, maar het is tegenwoordig steeds vaker mogelijk om zowel de inkoop – als verkoopfacturen automatisch door jouw boekhoudsoftware te laten verwerken.


4. Maak periodiek een back up van je administratie

Het bespaart je natuurlijk veel opbergruimte om je administratie digitaal op te slaan, maar voorkom dat je alles kwijt raakt. Het gebeurt niet vaak, maar als je computer crasht dan ben je jouw volledige administratie kwijt. Maak daarom bijvoorbeeld elke week op een vast moment een back-up van jouw administratie, bijvoorbeeld op een externe harde schijf of in de Cloud. Tip! Doe dit direct nadat je jouw administratie die week bijgewerkt hebt.


5. Een opgeruimd kantoor is een opgeruimd hoofd

Laat na het bijwerken van je administratie geen papieren liggen, maar ruim deze netjes op. Dit zorgt ervoor dat jouw hoofd opgeruimd is en je minder snel dingen uit het oog verliest of kwijtraakt. Maak een to do list voor alle dingen die je nog moet doen en breng hier een prioriteit in aan. Dit zorgt ervoor dat je deze stapsgewijs af kan werken en je daardoor rust in je hoofd bewaard.


6. Houd werk- en privékosten gescheiden

Voor de overzichtelijkheid van jouw administratie, maar ook voor de scheiding van zakelijke kosten en privékosten bij de aangifte inkomstenbelasting is het belangrijk dat je jouw werk en privékosten uit elkaar houdt. Dit kan je bijvoorbeeld doen door het openen van een zakelijk rekening.


7. Voorkom uitstel

Het gezegde luidt niet voor niets van uitstel komt afstel. Hoe meer je uitstelt, hoe meer werk je in één keer moet doen. Hierdoor heb je vaak geen overzicht meer. Het niet op tijd versturen van offertes, zorgt ervoor dat je klanten misloopt. Het niet versturen van herinneringen en aanmaningen, zorgt ervoor dat je langer op jouw geld moet wachten. Ook het te laat indienen van jouw belastingaangiftes kost geld. Je loopt namelijk het risico dat je boetes en rente opgelegd krijgt. Probeer met je to do list prioriteit aan te brengen, waardoor je geld bespaart. Ook hierbij kan het helpen om vaste momenten in de week hiervoor in te plannen.


8. Houd je uren goed bij

Het bijhouden van je uren is niet alleen nuttig voor het juist, volledig en tijdig factureren aan jouw klanten, maar ook voor de beoordeling of je als ondernemer voldoet aan het urencriterium van de Belastingdienst. Voldoe je aan het urencriterium, dan is het mogelijk dat je in aanmerking komt voor diverse ondernemersaftrekken bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.


Je kunt jouw uren natuurlijk zelf bijhouden in Excel, maar in plaats daarvan kan je ook een systeem gebruiken. Er zijn allerlei apps en programma’s waarin je bij kunt houden hoeveel tijd je bij welke opdrachtgever hebt besteed. Vervolgens heb je per kalenderjaar ook gelijk goed inzicht hoeveel uur je aan je onderneming besteed hebt. Vergeet hierbij ook niet de uren die je zelf aan je onderneming besteed op te tellen, zoals bijvoorbeeld de uren die je besteed hebt aan het doen van jouw administratie. Deze uren tellen namelijk ook mee voor het urencriterium van de Belastingdienst.


9. Houd de resultaten van jouw bedrijf in de gaten

Door het periodiek bijwerken van jouw administratie heb je realtime inzicht in de resultaten van jouw bedrijf. Je kan zien welke klanten hun facturen nog niet betaald hebben, welke inkoopfacturen jij nog moet betalen en wat jouw omzetontwikkelingen zijn. Daardoor ben je vaak op tijd om bij te sturen. Wist je dat veel boekhoudprogramma’s tegenwoordig beschikken over een app op je telefoon, waardoor je inzicht hebt, wanneer jij maar wilt?


10. Laat jouw administratie controleren

Als je besluit om zelf je administratie bij te houden, loop je vaak in de loop der tijd tegen administratieve vragen of belastingvragen aan. Deze zijn voor iemand zonder administratieve kennis en ervaring vaak ingewikkeld en lastig te beantwoorden. In dat geval kan een controle van jouw administratie de oplossing zijn. In veel gevallen verdient jouw adviseur zichzelf terug, omdat het jou uitzoektijd bespaart. Tijd die je kan besteden aan jouw onderneming. DRG Administraties biedt jou maandabonnementen met vaste prijzen die aansluiten op de wensen van jou als ondernemer. Hierdoor bepaal jij wat je zelf wil doen of uit wil besteden en kom je niet voor onverwachte kosten te staan. Neem voor meer informatie vrijblijvend contact met ons op!


Welke zaken kunnen wij na het lezen van deze handige tips voor jou uit handen nemen? Kijk op onderstaande pagina’s of neem contact met ons op!

Zakelijke diensten

Particuliere diensten



20 weergaven0 opmerkingen